「ファシリテーション101」聴講レポート

技術 勉強会

先日、社内で澤さんによるファシリテーション講座があり、「SNSでの投稿自由」「ブログでの公開自由」という話を頂いたので、ブログに公開します。

目次

発表者

  • 澤 円
  • 日本マイクロソフト テクノロジーセンター センター長
  • インターネットラジオ「Voicy」配信中
    • 現在、379日連続で配信している。
    • 普段は文字起こししてからしゃべる。
    • 喋っている途中でVoicyの収録をしたいと思っている
      • 途中でスマホを取り出すけど気にしないでください。
    • 今回の発表の一部も既にUPされています。

voicy.jp

講演内容について

  • 講義は60〜70分
  • 完全にスクラッチで資料を作成した
    • ある意味ベータ版
  • 質問したい場合は止めてほしい
  • 今回はファシリテーションに関する情報をお伝えしたいと思う

ファシリテーションとは？

  • 議論を整理する人
  • Wikipedia
    • ファシリテーション（英: Facilitation）は、会議、ミーティング等の場で、発言や参加を促したり、話の流れを整理したり、参加者の認識の一致を確認したりする行為で介入し、合意形成や相互理解をサポートすることにより、組織や参加者の活性化、協働を促進させるリーダーの持つ能力の１つ。
  • リーダーとしての振る舞いが求められる
  • ただの司会者ではない

田原総一朗はファシリテータか？

  • 朝まで生テレビの田原総一朗がファシリテーターだと思う人？違う人？
    • 会場の意見…感想を喋っている・自分の意見を喋っているから違う
  • 自分の意見を言うからというより、求められる結果が違うから。
    • テレビ映えするように煽っているだけ。
    • 見ている人がいる時点でちょっと違う
  • やっている行為はファシリテーターに近いが、皆さんに求められているものとは違う

ファシリテーションに必要なこと

  • 私なりに考えたり感じたことを中心に話す
  • まずはゴールの共有が大事

会議が多すぎる国、日本

  • 日本は会議多すぎ
    • 会議をすること自体は悪くないが、ゴールの共有がない会議が多い
  • 報告の会議が多すぎ。起きていることは会議にすることはなく、どこかにまとめれば良い
  • 報告のために集めず、その先のために会議をすべき。

ゴールのために、ビジョンを決める。

  • 北極星を見つけてから出港する。

  • ココで言っているのはゴールではなく、方向性だけ

    • 方向性とゴールの違いの例
      • 方向性…デザインについて決める
      • ゴール…デザインのラフ案について決める

  • ファシリテーションの先にゴールが見える。

    • 最初からゴールが見えているわけではない。
  • マイルストーンを決めるだけで、形まで決めるのはファシリテーターのしごとではない。
  • 方向性を決めるのがファシリテーターのしごと
    • それをしないと、みんなが違う線路に乗ってしまう。

テキトーに線路を敷設させないことが大事。

  • 進んでいったときに、戻してあげるのもファシリテーターのしごと
  • 議論が発散することはよくあることだと思うが、予め決めたビジョンに従って元に戻す
  • なので、ビジョンは言葉に落としておくことが重要
  • 漠然と、ぼんやりと、はダメ。

会議室を出た後に、同じ絵を描けるようにする。

  • 言語化できていないと、再現性がないものになってしまう。
  • 本人の解釈によって、全然違う情報が伝達されてしまう。

「議事録が大事」ではない

  • 議事録を取るのが大事なのではない。
  • 議事録を取るとしても、事細かに取る必要はない
    • そしたら録音すれば良い
  • キーワードを残しておけば良い。

ゴールは未来にあることを確認する

  • エンジニアなど何か作る人達は、「今無いものを作るようにする」「今あるものを良くするようにする」ということが仕事。
  • なので未来の話に時間を使うべき
  • エンジニアの場合、限られた人生の中で最大のものを作る必要がある
  • MTGではAsIsの話はしない
  • 最終的にどういったものがあればよいのか言語化する。
    • これを共通認識にしないといけないし、ファシリテーターはそちらに常に軌道修正しないといけない。

過去の話を議論しがち

  • 議論で話すのは、殆どが過去の話になっている。なぜなら、過去の経験を元に話すから。
  • しかし、「ゴールは未来だよね」ということを示す必要がある。
  • 徹底的に未来の話をしよう。
  • 今までの話で議論している暇は無い
  • みんながなんとなく思っている共通認識を蒸し返す必要はない。

傾聴のマインドセット

  • ふるまいとして必要になるのが、傾聴というマインドセット
  • ファシリテーターはとにかく傾聴する
  • 傾聴とは、音として聞くのではなく、アイディアを探すために聞く
    • アイディアの種を探して、こういうこと？と質問すること
    • 決めつけることではない
  • エンジニアリングにするヒントを聞く
  • そのためには相当集中して聞く必要がある
    • 常に質問をする体勢になる。
    • さり気なく質問をする。
  • ぼんやりと聞くのと集中して聞くのは違う。

決めつけることをしてはいけない。

  • 決めつけるならば、「最初からお前がやれよ」となってしまう。
  • これは本当に意識しないとすぐに忘れる。

参加者が混乱していたら整理する

  • やっているうちに、参加者に理解度の差が出てくることがある。
    • 過去の経験差などが原因。
  • そのために、ファシリテーターは表情を常に確認することが大事。
  • 全体の理解度を常に確認する
  • せっかく集まっているなら、同じ理解度になるようにする
  • 少なくとも、MTG内で語られているのは同じ理解度になっていること
  • 参加者自身が「分かっていないことが分かっている」ようになれば最高
    • そこについて勉強できるから
  • 「分からなかったらこれだけメモっといて」「このURL先を読んどいて」「○○さんに聞いといて」とヒントだけ渡す
    • ここで説明しちゃうと、分かっている人は内職を始める

発言量の調整

  • MTG時間、バッファ時間、参加人数という3つのパラメータがある
  • (MTG時間-バッファ時間)/参加人数=一人あたりの上限持ち時間
    • これが最大値。
  • バッファ時間を抜く人がいるが、ちゃんと考慮する必要がある
    • バッファ時間とは、仲裁や考えをまとめる時間など
  • バッファ時間はどれぐらいの割合か、というのは絶対的なものはない。
    • MTG参加者の経験によって違うから。

MTGを早く終わりにして、時間を返す

  • 早くMTGが終わりそうな場合は、そのまま早めにMTGを終わらせる。
  • 外資系の企業の場合、MTG時間を1時間とって45分で終わったら「15分返すね」という風に言ったりする。
  • MTGはお互いに時間を借りているという認識を持つこと。
    • 物事を借りている場合は、基本的に大事にするし、早めに返しますよね？それと同じ。

  • このマインドが起きると、仕事がどんどん圧縮される。

  • 別に、喋り始めたときにストップウォッチを出す必要はない。

    • あくまでも目安で良いが、それを考えておくことが大事。
  • 20人が出たMTGが30分だった場合、1人あたり1.5分になる。
  • 喋る人と喋らなくなる人が多くなる。
    • 喋らない人は会議室にいる必要がない。大いなる機会損失に繋がるので、あとで共有すれば良い。
    • プロセスを知る場合は必要かもしれない。

  • ただし、「とりあえず参加してもらう」というマインドだったら「とりあえず呼ばない」にしてください。

  • Emailが無い時代と同じMTGをする昭和な会社がまだまだ多い。

  • 時間というパラメータを軽視しているからそうなる。

黙ってもらうのも大事な仕事

  • 「黙れ！」というのは、一発で黙ると思うが、人間関係が悪くなる
  • 黙らせ方も大事。「一人あたり○分だから、気を付けてね」と予め言っておく

「ぼっち」を作らない

  • 本来だったら発言して欲しい人が喋らない状態を作らない

間違って呼んだら帰す

  • また、間違って呼んでしまったら、帰してあげる

    • 自分から「関係ないから退室しますね」というのはなかなか難しい。
    • アメリカでは「なんでこんな会議に呼んだの？」と怒る人がいるぐらい。

  • 最近は会議そのものに出なくなった。

  • チームMTGを定例で設定していない。今の所集まったのが1回だけ。その時は「惑星直列」と表現したぐらい珍しいことだった。
  • 集まったときは楽しい話しかしない。

ファシリテーターはイメージを作る手伝い

  • 言葉に落ちきる前のイメージを脳内に作るもののお手伝いをする

  • そのためには、関連を明らかにする。

  • ホワイトボードにキーワードをピックアップして板書していく。
  • そこに矢印や図形を用いて表現していく
  • イメージができないと原理主義者の戦いになる
    • 「○○理論によると」とか喋りだす人がいる
ポストイット最高！
  • 順番を変えられるから
  • 板書にすると、書き直しが出てくる
  • ポストイットだと復活させることもできる
  • これぐらいだったら総務の人も買ってくれるでしょ

ファシリテーターが目指すべき・調整すべきこと

合意に至ったことを確認する

  • 会議室を出た後が勝負。
  • 出た後に配れるものを復習する
  • 場合によっては、ミッシングピースが明確になることもある。
    • わからないものがわかった時点で価値がある。
  • 所感が入った状態で伝播しないようにする。
    • 事実をまずは伝えられるようにする。その後の所感が違う場合はOK。
  • 良くないのは、出ていった後に不満を言う状態

ノリだけで終わらせない

  • 本当に欠けているものを忘れている可能性がある。
  • 逆側をやる、違う視点を考えることも大事。
  • 「ウェーイ」となったときこそ気をつける。
  • ノリだけで終わっている場合は、合意に至ったことを確認できていない場合よりも厄介。
    • 肝心なことが考慮されていないことが多い。
    • 後で後悔することが多い。
  • ファシリテーターは場の雰囲気をかわさないようにしつつ、問題点がないかどうかもう一度確認する
  • 基本は傾聴する。

  • 傾聴した上であらを見つける。

  • システムと向き合っているときは問題点にほとんど気付かない。

  • サービスを使うユーザーしか見ていない。
    • サービス外のことを考慮してないことが多い。
    • 世の中、自分たちが提供しているサービスを四六時中使っているわけではない。
  • こういうことをファシリテーターがきっかけを与える存在になると良い
  • ファシリテーターが力不足であれば、ファシリテーターを補佐しても良い。

具体的な言葉・数字にしておく

  • 部屋を出ていった後で共有できる状態にしましょう
  • 抽象的な言葉になると、人によって全然捉え方が違う。
    • 「なるはや」ではなく「1分後」なのか「1週間後」なのか。
  • 期日を決められない場合は、未決定事項として共通認識にしよう。
    • 具体的に落とし込んでいない部分こそ「これは決まってないんだよ」という決定事項にしよう
  • 経営がうまくいっている企業・組織は、それを徹底的にしているから
  • 「頑張っているから」は評価軸ではない。頑張っているがアウトプットが出ていない場合は「向いていない」という評価になる。
  • そこにゴチャゴチャ言う人に対しては、反証を持ってきてもらう

オーナーが誰なのかはっきりさせる

  • もう一つ大事なのはWHO。
  • オーナーシップ。誰がオーナーなのか。
  • 日本の場合は組織に持ってしまう。
  • 外資系の場合、名前が書いていないプロジェクトに承認を出せない。
    • もしうまくいかない場合は、責任はすべてオーナーが持つ。
    • もしうまく言った場合は、オーナーが手柄総取り。
  • オーナーは、できる限り一人の名前で書く。

ファシリテーションべからず集

ファシリテーターが喋りすぎない

  • とっとと議論をはじめて、傾聴し、キーワードを拾うことに徹する

自分の議論に引っ張り込まない

  • ファシリテーターは責任を感じすぎないようにする
  • 予定調和な会議をしがち。
  • 議論の途中で出てくる想定との違いを受け入れる

正誤のジャッジをしない

公開処刑、ダメ、絶対

ファシリテーターに不要なもの→（過去の実績からくる）プライド

  • 一番邪魔。
  • 「俺に言わせりゃ」という人
    • →他所でやってくれ
  • 過去の経験を活かせるなら別だし、情報として提供するのはあり。
    • プライドも一緒に載せると、否定に対して過剰反応してしまうから。

質問

Q.研修講師として、習っている人の理解度のぼんやりや凸凹にも有効か？

  • 超有効になる。
  • 同じ道の上なので、スピードが違うが、時間をかけることで同じところに到着するはず。

Q.過去の話をしないについて。KPTはまさに過去の話をしていると思うが。

  • NGではなく、圧縮すれば良い。
  • シートを事前に共有する。そしてMTGでは理解度をチェックするのみにしたらよい。

Q.過去の話って、自分も良くすると思うが、気付くポイントがあれば教えて欲しい。

  • 全部ファシリテーターが知っておく必要がない。
  • 「それって未来にどう繋がるの？」と聞けば良い。
  • もしも答えられなければ、もっと端的に話してもらうように促せば良い。

Q.参加者が混乱していたら、整理するという話があったが、ファシリテーター自身が理解していない場合は？

  • 「私は分からないけど、皆さん分かる？」と聞いてみる。

  • 「私はここまで理解している」という風に示すことが大事。

  • 料理をする側にとって辛いのは

  • 「何が食べたい？」→「分からない」もしくは「なんでも良い」

  • という会話。

  • 「ここまでは分かる」という話し方をすることで、議論が進む。

  • 「うん、分かった」ではなく、「こういうことですね」と自分で口に出すことが大事。
  • もしもわからない部分が残っている場合は、それが宿題になる

Q.確認をすると思うが、「分かっているつもり」を判別するには？

  • 分かってないことを「分からない」というのは勇気がいる
  • Next Stepを決めておく。
  • 次の時までにできていないと焦る→「助けてくれ」となる。そしたら、その人を責めず導いてあげる。
  • 合間合間でマイルストーンで「進捗どうですか？」と聞いてあげる。

Q.人数について質問したい。チーム全体について決定したいが、全員が集まるのは大変だと思う。

  • 議論したいならMAX6,7人だと思う。多くても10人。
  • 30人で決めるのは難しい。

Q. ゴール設定に対して。最初に決めるだけではなく、議論を進める上でゴールになる場合があると思うが…。

  • First phaseでゴールを決める。
  • なかなかゴールを決まらなくて時間切れになることはあると思う。
  • その時は、Blocking issueを探す。ただし、人を責めない。

Q.人数について。10人を超えているような組織で、少人数で決定をすると、ちゃぶ台返しをする人が出てくる

  • 異論を許す会議を行うこと自体が良くない。
  • 人数が増えると、事前に共有するものが増えていくことを認識する必要がある。
  • 決定事項に対しては、ちゃぶ台返しは禁止。
  • ちゃぶ台返しをするなら、その人がオーナーになれば良い

Q.決定事項のちゃぶ台返し禁止という合意をどうやって取れば良い？

  • エグゼクティブスポンサー（役員）に合意をとっておく

Q.ティール型の場合は？

  • ティール型の場合、他の人が議論を止める必要はない
  • 人数が多いなら、組織を半分に割りましょう。

Q. どこまで脱線を許すのか

  • バッファ時間の計算の範疇で行う

Q. 発散した後に収束するコツはあるか？

  • 合意したビジョンに戻すことが大事

Q. AvsBでお互いを論破し会えない場合は？

  • 今日はそういう日だったんだと思って。
  • また、ディベートでよくやるのは立場を逆にする方法。
    • 自分を信じてない案を持って議論する。

Q. 自分の結論に引っ張り込まないとあるが、MTG準備をしっかり行った結果、MTGの進み方を仮説する際に自分なりの結論ができてしまう。結論を引っ張り込まないようにするにはどうすればよいか？

  • 最初のビジョンとゴールの話で、準備してきた仮説の結論をゴール設定にしてしまえば良い。
    • 「こういう結論になると私は考えたのですが、この結論を聞いてどう考えますか？」
  • 議論の中でひっくり返ることができる

Q. ファシリテーターが不在の場合どうするのか？

Q. 過去に澤さんが経験したファシリテーション不全の話を聞きたいです。

  • 交通系日本企業勤務・28歳の衝撃の言葉
    • 「みんな会議で発言するんですね。会議で何かが決まるのを初めて見ました」

何かを決断するときに、ファシリテーターではない人が多いと思うが、参加者側の立場として注意すべきことは何か？

  • 「参加者はファシリテーターに対峙しているわけではない。戦うわけではない」というマインドを持つことが大事。
  • 日本の国会は最悪なMTGだが、「議長の存在が大事だ」と思っているのは参考になる部分。
  • イギリスの国会は非常に参考になる。「イギリス議会　面白い」とかでググってみると良い。

Q.会議に参加していて、ファシリテーションを機能していない場合、代えるのはありか？

  • それは仕方がないのでピッチャー交代。
  • 今は会議に特化して話しているが、組織がうまく動かすということを考え、「今日は私がピッチャー交代するね」と言ってあげる
  • そのためには、その前に人間関係を作っておく

Q.連絡だけをする会議について。どうすれば良いか。

  • 報告・連絡・相談には時系列がある。
    • 報告…過去のことなので、データ化しておいてあらかじめシェアすれば良い。
    • 連絡…現在のことなので、都度都度ツール（Slackとか）でやれば良い。
    • 相談…未来のこと。なので、相談に時間を使いましょう
  • また、報告・連絡・相談は性質が違う。
    • 報告は不変性。過去の話だから変わるはずがない。
    • 連絡は即時性。だからチャットが良い。
    • 相談は人間性。相談するのだから人と人の会話がある。だから時間を割くべき。

Q.澤さんはファシリテーション能力をどうやって獲得したか？

Q.全体朝会をやっている場合もあると思うが、それは必要だと思うか。

  • 例えば、ベンチャー企業ならばカルチャー醸成が大事。それには朝会が大事。
  • 会社は仕組みの中で生きる。
  • 能力が高い人は離職リスクが上がる。
  • カルチャーを育てることで、経営上のメリットがある。
  • もしも朝会が退屈な時間になっているなら、朝会の問題ではなく、コンテンツの問題。
    • ワクワクする話をした方が良い。
  • 社員がみんな集まるなら、直接関わっていないサービスのデモを見せた方が良い。

Q.ファシリテーションするのが怖いがどうすれば良い？やらざるを得ない

  • メンターを一人連れて来たほうが良い。
  • 最初のうちは二人三脚で、だんだんと独り立ちしていく
  • ファシリテーション（パブリックスピーキング）が怖いのは世間一般。
  • 助けを求めるのは、仕事をする上で一番大切なこと

Q.3,4人の会議でファシリテーターは必要か？

Q.目標設定にファシリテーションを入れられない

  • 何を持って成功とみなすか予め決めておく。
  • 例えば、アンケートを配ったり。

Q.定例MTGをやらないという話について。スクラムの中でDaily Scrumが不要に感じてしまう。

  • やることが目的になっていないか？
  • 必要であれば有意義に過ごす。
    • 誰かがお題を持ってくる。
    • デモを見せる。
    • 記事を共有するなど。
  • 一番良くないのは、なんとなく集まって駄弁ること。

Q.例えば、現状を知らないことに対して時間を使いたい場合は？

  • それは会議体にする必要がない。トレーニング枠を作るべき。
  • 世の中のスピードはバカとノロマで決まる。
  • これはバカやノロマになる人がいるのではなく、時と場合に誰でもバカやノロマになる。
  • バカやノロマになるポジションに置かないことが大事。
  • 外資系では、「育てる」という考え方が抜けているので、マッチしてるところしか就職しないし、マッチしなければ切り捨てられる。

Q.ファシリテーターを上手い人に固定すべきか？

  • MTGをうまく動かしたい場合には固定すべきだが、その人がいないときにリスクになる
  • 平穏な世の中である内に経験させる。それもマネージャの役割。